Relacionamos abaixo as principais informações sobre a abertura e funcionamento de um Escritório de Advocacia.

contabilidade especializada para advogados

*Este texto é de autoria do SEBRAE, no final estão todas as referencias (links).

Apresentação

Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender?

O “Escritório de Advocacia” é uma opção carreira, e de negócio, para profissionais habilitados que desejam empreender na área do direito.

O modelo de negócio “Escritório de Advocacia” está baseado na prestação de serviços jurídicos às pessoas físicas, empresas ou governo, que buscam os serviços do Advogado para atenderem suas demandas nas áreas do Direito. Neste sentido, os serviços prestados por um Escritório de Advocacia vão desde a consultoria jurídica e condução de processos, até a elaboração de contratos, mediação, e negociação de acordos, dentre outros serviços relacionados ao exercício profissional.

A renda do Escritório de Advocacia tem como base os honorários e taxas pagas pelos serviços prestados, que deve ser suficiente para cobrir todas as despesas envolvidas no negócio e também gerar lucro compensador para o empreendedor.

Montar um Escritório de Advocacia é uma opção para profissionais da área, com perfil empreendedor, que desejam ter sua própria banca. No entanto, visto o cenário competitivo atual, comprovado pelos números da OAB, quanto mais você entender do negócio antes de começar, melhor será seu desempenho. Para obter êxito, o empreendedor interessado deverá elaborar um plano de negócio e buscar conhecimento não só para atuar nas matérias do Direito, mas também para gerir o escritório e competir no mercado.

Procure o SEBRAE mais próximo para auxiliá-lo neste processo.

Um breve histórico da Profissão de Advogado no Brasil

A palavra advogado vem do latim ad-vocatus: aquele que é chamado em defesa. Sendo assim, com fundamento na própria origem da palavra, é possível definir o advogado como aquele que é convocado para defender uma causa ou uma pessoa.

A raiz do Direito tem sua origem no Império Romano. Historicamente, pode-se dizer que a advocacia teve sua origem na necessidade moral de defesa de inocentes que, por serem desprovidos de recursos, acabavam como vítimas de injustiças.

No Brasil, os primeiros passos da advocacia tiveram seu início em 1827, com a criação do primeiro curso de direito em Olinda/PE por Dom Pedro II, e posteriormente com a criação do Instituto da Ordem dos Advogados do Brasil (IOAB), em 1843, e da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) em 1930.

Em 4 de julho de 1994, A Lei nº 8.906 dispõe sobre o Estatuto da Advocacia e a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), regulamenta o exercício profissional e dá outras providências. Por exigência do Estatuto da Advocacia, os bacharéis pretendentes ao exercício da profissão de advogado devem, obrigatoriamente, submeter-se e serem aprovados no Exame da Ordem.

Mercado

O mercado consumidor de um Escritório de Advocacia são teoricamente todos os indivíduos, empresas e governos, que demandam pelos serviços tangíveis ao exercício profissional de advogados.

Os números de mercado precisam ser compreendidos de acordo com a área jurídica envolvida. Segundo relatório apresentado na FENALAW (evento para profissionais do setor jurídico), em 2010 o mercado jurídico brasileiro movimentou cerca de R$ 3 bilhões. Para escritórios que atuam em direito internacional, o tamanho do mercado é maior. Segundo artigo publicado no Estadão Opinião em outubro de 2011, somente o mercado de consultoria em direito estrangeiro movimentava na época US$ 15 bilhões.

O crescimento apresentado entre as diferentes áreas do direito também varia. Enquanto algumas áreas apresentam retração ou crescimento limitado, outras apontam tendências mais promissoras. As pesquisas apontam tendências de crescimento mais expressivo nas áreas de direito imobiliário, tributário, previdenciário, infraestrutura, ambiental, agronegócio, propriedade Intelectual. Algumas regiões do país também podem apresentar tendências de crescimento diferentes.

O profissional/empreendedor deve pesquisar o seu mercado específico para avaliar a viabilidade real do negócio. Seguem algumas sugestões para o aprofundamento da pesquisa:

• Pesquisa em fontes como as associações de classe, prefeituras e grupos locais para quantificação do mercado alvo e identificação de demandas;

• Visita aos concorrentes diretos, identificando os pontos fortes e fracos dos estabelecimentos que trabalham no mesmo nicho;

• Participação em seminários especializados e eventos do setor.

ENTRADA NO MERCADO

Para abrir um escritório de advocacia, é preciso a responsabilidade e atuação de profissional com formação na área, habilitado e regularizado junto à OAB. O investimento inicial varia de acordo com o tamanho do escritório, equipamentos adquiridos, localização, área de atuação, e estratégias envolvidas. O profissional também deverá qualificar-se para atuar em especialidades e investir na formação da sua base de clientes.

Os dados apresentados em breve pesquisa mostram que a competição para empreendedores do ramo é intensa. Portanto, a decisão de entrar no mercado e investir em um escritório deve ser bem pensada e planejada.

RENTABILIDADE

As margens de lucro e o retorno no investimento variam de acordo com os serviços prestados, preços praticados, os custos envolvidos e o número e dimensão dos projetos.

Os preços de mercado, de modo geral, variam de acordo com as especialidades e regiões. No entanto, existem tabelas referenciais publicadas pela OAB que podem ser usadas para a precificação do serviço. Para acessar as tabelas de referência visite o link: http://www.oabsp.org.br/servicos/tabelas/tabela-de-honorarios/tabela-de-honorarios

Apesar das tabelas referenciais servirem de parâmetros, é importante que o empresário pesquise o seu mercado específico e entenda a estrutura de custos do seu próprio negócio e dos serviços prestados para formatação ideal de preços. A equação deve garantir receita suficiente para que o negócio opere com uma margem mínima de lucro líquido entre 10 e 20%.

CLIENTES

Os clientes dos Escritórios de Advocacia podem ser empresas, governos e pessoas físicas com diferentes necessidades nas áreas tangentes ao direito. O empreendedor deve segmentar sua base de clientes para entender melhor o mercado e planejar de forma mais assertiva sua estratégia de marketing e comunicação.

Esses clientes chegam ao escritório de forma direta ou indireta, ou o escritório chega até eles através de concorrências, concursos e licitações. Os clientes geralmente buscam a solução de um problema ou a prevenção de problemas jurídicos, e estão dispostos a pagar um preço pelos serviços.

Existe no mercado desde clientes que procuram preço baixo a clientes que buscam serviços diferenciados e valorizam a credibilidade do escritório e dos profissionais atuantes, as referências e indicações, a localização e o atendimento/relacionamento. A captação dos melhores clientes, que estão dispostos a pagar preços mais alto pelos serviços, é feita de forma sutil, pelo posicionamento e pela construção da marca (nome) e reputação de mercado.

Existem também os clientes intermediários, caracterizados por outros escritórios de advocacia, de especialidades diferentes, que podem intermediar os serviços para os seus clientes finais. Este grupo compõe uma base importante para a penetração de mercado, principalmente para escritórios novos. O empreendedor deve estabelecer uma estratégia para firmar parcerias com outros escritórios de advocacia.

BARREIRAS E CONCORRÊNCIA

Abrir um Escritório de Advocacia aparece como uma oportunidade para ingressar no mercado com relativamente baixo investimento inicial. No entanto, existem outras restrições, além das financeiras, a serem consideradas antes de entrar no negócio.

Legislação

É condição para poder abrir um Escritório de Advocacia a presença e responsabilidade de um profissional habilitado. Conforme a Lei nº 6.839/1980 (que dispõe sobre o registro de empresas nas entidades fiscalizadoras do exercício de profissões) o registro de empresas e a anotação dos profissionais legalmente habilitados, delas encarregados, serão obrigatórios nas entidades competentes para a fiscalização do exercício das diversas profissões, em razão da atividade básica ou em relação àquela pela qual prestem serviços a terceiros. No caso do Escritório de Advocacia, os profissionais e empresa devem estar regularizados junto à OAB.

Canais de distribuição

Para atingir o mercado, o escritório precisará investir no desenvolvimento de seu “nome” para criar uma imagem que atraia clientes dispostos a pagar pelos serviços prestados. Alcançar o mercado de maior poder aquisitivo irá exigir investimento profissional em especializações, além de tempo e trabalho na construção da credibilidade profissional, portfolio e marca.

Além dos canais diretos, o empreendedor deverá construir relacionamentos com profissionais de diferentes áreas, como contadores, peritos de diferentes especialidades e outros, a fim de potencializar a indicação de seus serviços.

Fornecedores

A base de fornecedores para o negócio “Escritório de Advocacia” não impõe grandes restrições aos empreendedores. Existem diversos fornecedores de equipamentos, produtos e serviços no mercado, que podem ser acessados com facilidade. No entanto, o conhecimento da base de fornecedores e produtos e serviços disponíveis para cada segmento de atuação é estratégico para o bom desempenho da profissão. Para melhorar sua competitividade, o profissional a frente do escritório deve manter-se atualizado sobre os fornecedores, tecnologia e produtos em seu segmento e construir um bom relacionamento e parceria com os agentes.

Concorrência

De acordo com o quadro de profissionais publicado no site da OAB nacional, em julho de 2015 havia em torno de 952 mil advogados cadastrados e regularizados junto à entidade, e o número continua crescendo. Segundo levantamento da própria entidade, o Brasil ocupa a terceira colocação na lista de países com o maior número de profissionais do mundo, perdendo apenas para os Estados Unidos e a Índia.

Em notícia divulgada no site da OAB (agosto de 2014), referente à matéria publicada no Jornal Valor Econômico, o número de escritórios de advocacia na época era de 20 mil escritórios. Devido às novas regras de enquadramento no simples nacional, que facilitam a regularização empresarial da atividade, a Ordem prevê que até 2019 esse cresça seis vezes, passando dos 20 mil para 126 mil escritórios.

Portanto, concorrência no segmento é alta e tende a aumentar consideravelmente.

ESTRATÉGIAS PARA COMPETIR

Para competir no mercado, o empresário poderá adotar estratégias de foco em nicho de mercado, preço, diferenciação, ou uma combinação entre elas.

Nichos de mercado

O foco em nichos de mercado é a primeira estratégia a ser adotada para o sucesso de um escritório de advocacia. Escritórios maiores podem oferecer especialidades múltiplas ou associarem-se a outros escritórios para atender uma gama maior de serviços. No entanto, escritórios puramente generalistas tem pouca chance de sucesso em um mercado competitivo como o atual.

Sendo assim, o escritório deve posicionar-se para atender segmentos específicos do direito, como direito empresarial, administrativo, civil, de família, ambiental, do consumidor, penal, entre outros.

Para escolher o nicho de atuação do escritório, o empreendedor deve pesquisar seu mercado e avaliar a viabilidade para sua atuação empresarial. O nicho de atuação deve ser grande o suficiente e apresentar tendência de crescimento positiva para viabilizar a entrada no mercado. Também, como o empreendedor/profissional estará envolvido com as atividades técnicas da profissão, é importante considerar a vocação pessoal e os recursos necessários para a atuação no nicho escolhido.

Com o foco, o empreendedor terá melhor conhecimento das dinâmicas, clientes e relacionamentos no segmento, favorecendo, assim, a sua competitividade.

Preço

Se a estratégia escolhida for preço baixo, o empreendedor deve ficar atento às margens. A equação financeira não pode comprometer o lucro. A margem de lucro deve oscilar entre 10% e 20% da receita.

É possível competir com a estratégia de preço, mas o empresário deverá focar em questões que ajudem a reduzir custos como, valor do aluguel e outras despesas, processos padrões com pouco diferencial e baixo custo de produção. Deve-se haver cuidado para que o corte de despesas não prejudique o atendimento ao cliente.

Diferenciação

Vale ressaltar a que a diferenciação é fundamental para um escritório de advocacia. A diferenciação muitas vezes é estabelecida pelo próprio currículo e portfólio do profissional titular. Especializações, mestrados e doutorados, bem como publicação de artigos e participação em eventos do setor e no meio acadêmico, agregam diferencial ao profissional e consequentemente ao escritório. Se tornar notório em sua especialidade ou área de atuação ainda é uma das melhores estratégia para este segmento profissional.

A estrutura física do escritório, o atendimento ao cliente e outras amenidades, também irão promover a diferenciação do negócio e devem ser exploradas estrategicamente.

Localização

Para escolha da localização do escritório é necessário definir o foco de mercado do negócio e o perfil do cliente. Após estas definições o empreendedor já terá o direcionamento necessário para decidir o ponto ideal.

Estabelecer o endereço do escritório não é tarefa simples devido ao número de variáveis que influenciam esta escolha e os impactos que terão no negócio.

Os seguintes itens deverão ser considerados para que a escolha seja mais assertiva:

– Tamanho do escritório: o escritório deverá ter o tamanho adequado para a quantidade de funcionários que trabalham e que trabalharão nele nos próximos doze meses (pelo menos).

– Acesso: O escritório deverá estar localizado em um local de fácil acesso através de transportes públicos e privados, ou seja, próximo às estações do metrô, trem, etc., em vias que ofereçam segurança adequada aos clientes.

– Estacionamento: Locais para estacionar, seja nas vias públicas ou em estacionamentos privados, é um diferencial para o seu negócio. Verifique as condições de estacionamento próximo e informe-se quanto às regras de estacionamento nas vias públicas.

– Acesso ao fórum e cartórios: Estar situado próximo ao fórum e cartórios, ou locais de fácil acesso, facilitará e otimizará os recursos do seu escritório já que os serviços oferecidos por estes órgãos serão utilizados muitas vezes.

– Custo: Planeje com cautela os gastos do escritório, lembre-se que além das despesas com o valor do aluguel ainda haverá despesas com a manutenção do imóvel, como energia, água, condomínio, limpeza, etc. Escolha o que apresentar o melhor custo-benefício e que caiba no seu orçamento.

– Infraestrutura: o imóvel deverá oferecer a infraestrutura básica de funcionamento, como instalações de energia, água e banheiros. Caso seja necessária a customização do escritório consulte os termos contidos no contrato de locação e negocie as benfeitorias.

– Visibilidade: Esteja em um local onde você será visto pelo seu cliente.

É interessante também avaliar a possibilidade de trabalhar em coworking (escritórios compartilhados), que são espaços compartilhados onde trabalham um grupo de profissionais com o objetivo de reduzir custos e aumentar o networking (estabelecimento de contatos profissionais). Para advogados recém-formados torna-se interessante também, pois permite compartilhar experiências com colegas.

 

Exigências Legais e Específicas

Para exercer as atividades em escritórios de advocacia, como titular, advogado contratado ou autônomo, deve-se em primeiro lugar ter sido aprovado no exame da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Para escolher a forma jurídica mais adequada para abertura do escritório de advocacia, consulte um contador ou uma empresa de contabilidade.

Antes do registro da empresa faça uma pesquisa prévia, esta pesquisa é para certificar-se que não existe outra empresa com o nome igual ou parecido ao que você escolheu, evitando assim retrabalhos.

Para se constituir uma empresa serão necessários os proceder ações junto aos seguintes órgãos:

– INPI: Consulta sobre registro de marcas e patentes;

– Junta comercial: Registro do empresário individual e enquadramento como empresa. Recomenda-se a consulta prévia do nome e endereço;

– Secretaria da Receita Federal: Criação do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);

– Prefeitura Municipal: Alvará de funcionamento;

– Previdência Social: Cadastro da empresa e os responsáveis legais;

– Registro na secretaria estadual da fazenda;

– Enquadramento na Entidade Sindical Patronal em que a empresa se encaixa (é obrigatório o recolhimento da Contribuição Sindical Patronal por ocasião da constituição da empresa até o dia 31 de janeiro de cada ano).

– Cadastro na Caixa Econômica Federal (CEF) no sistema Conectividade Social;

– Autorização de funcionamento junto ao Corpo de Bombeiros – CBM;

– Registro na OAB: Registro do contrato social da empresa junto a OAB.

Por ser uma atividade de caráter público, os escritórios de advocacia precisam atender à legislação específica. Em termos gerais o setor é regulado pela lei abaixo:

LEI N° 8.906 de 4 de julho de 1994, que trata sobre os dispositivos constitucionais aplicáveis, regulamenta a profissão de advogado e dá outras providências.

– Código de defesa do consumidor. Além de todos esses procedimentos, é muito importante lembrar que essa atividade exige o conhecimento do Código de Defesa do Consumidor- Lei nº. 8.078/1990. As empresas que fornecem serviços e produtos no mercado de consumo devem observar as regras de proteção ao consumidor, estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). O CDC foi instituído pela Lei n. 8.078, em 11 de setembro de 1990, com o objetivo de regular a relação de consumo em todo o território brasileiro, na busca do reequilíbrio na relação entre consumidor e fornecedor, seja reforçando a posição do primeiro, seja limitando certas práticas abusivas impostas pelo segundo.

Estrutura

A estrutura necessária irá variar de acordo com o público alvo escolhido, bem como com o número de funcionários e crescimento anual. Entretanto, entende-se que ela deverá ser adequada e condizente ao propósito do escritório. De forma geral, os seguintes espaços deverão ser preparados:

– Recepção: Local destinado ao primeiro atendimento pessoal ao cliente. Deverá conter uma mesa, bem como todo o aparato necessário, tanto de recepção quanto de espera.

– Sala de Trabalho: A quantidade de mesas e divisórias irá variar de acordo com número de pessoas/departamento do escritório, entretanto deverá conter mesas e cadeiras de trabalho bem como toda infraestrutura de computadores, rede, internet e telefone.

– Banheiros: Preferencialmente masculinos e femininos separados, equipados com pia e vaso sanitário.

– Sala de reunião: sala para reunião com clientes e colaboradores, equipada com mesa de reunião, cadeiras e equipamentos de multimídia.

– Copa: Para uso dos colaboradores e clientes, deverá conter filtro de água, armários e uma geladeira. Estes itens irão variar de acordo com as diretrizes do escritório.

Vale ressaltar que o ambiente de trabalho e equipamentos deverão estar de acordo com as normas de ergonomia.

Pessoal

A quantidade de profissionais contratados no escritório de advocacia irá variar com o tamanho do negócio, ou seja, número de clientes e demanda. Entretanto, a formação base do escritório deve conter os seguintes postos de trabalho:

– Auxiliar Administrativo/Recepcionista: profissional responsável por atender os clientes externos e internos bem como assumir as atividades administrativas em geral.

– Advogado/empreendedor: responsável pela administração do escritório, e demandas jurídicas.

– Advogado sócio, contratado, ou terceirizado: pode-se optar pela contratação de outros advogados, como sócio, funcionário ou terceirizado, sempre levando em consideração a demanda de trabalho e o custo.

Para serviços pontuais de limpeza e manutenção a contratação deverá ser sob demanda para não onerar o escritório com despesas fixas administrativas.

Devido à proximidade com os clientes, o empreendedor deverá considerar questões como cordialidade, equilíbrio emocional, agilidade e presteza no atendimento, ao escolher seus colaboradores. As pessoas procuram mais do que simplesmente um apoio jurídico, elas querem ser bem atendidas e valorizadas. Pequenos detalhes como simpatia, atenção e educação nos tratos pessoais, podem contribuir para que o cliente retorne e indique o escritório a outras pessoas.

É importante, também, que todos os envolvidos no negócio sejam treinados e capacitados para seus cargos, desde os cargos ligados a área jurídica até os administrativos. Os advogados e técnicos jurídicos devem ser conhecedores profundos de suas áreas de trabalho e da ética profissional. Os colaboradores e atendentes devem conhecer bem sobre os serviços prestados pelo escritório, sua história, diferencial, origem, e políticas organizacionais. Também é preciso conhecer sobre técnicas de atendimento ao cliente e gestão empresarial.

O SEBRAE oferece um conjunto de instrumentos para capacitar empreendedores e profissionais. É indicado ao empreendedor procurar o SEBRAE mais próximo para apoio no que diz respeito às estratégias que podem ser adotadas para gestão e capacitação de pessoas em seu negócio.

O investimento em capacitação, além de promover a qualificação e desenvolvimento dos integrantes da equipe de trabalho, também irá favorecer um ambiente propício ao desempenho de todas as atividades e contribuir para que o negócio alcance sua sustentabilidade econômica. Também, deixará as pessoas mais satisfeitas e realizadas com sua atuação profissional, fortalecendo a relação entre empregado e empregador e ajudando na retenção de pessoal.

Ainda, para ajudar com a retenção de bons colaboradores, é recomendável a adoção de uma política de retenção de pessoal, oferecendo incentivos e benefícios financeiros. Assim, o empreendedor poderá diminuir níveis de rotatividade e obter vantagens como a diminuição de custos com recrutamento, seleção, demissões e treinamento de novos colaboradores.

Outra questão sobre as contratações é a legislação. As contratações devem pautar-se na Legislação Trabalhista e na Convenção Coletiva do Sindicato das Sociedades de Advogados. É recomendado consultar um profissional contabilista local para verificar procedimentos adequados para contratação de pessoas.