O eSocial é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas que foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014.
Esse sistema foi criado com o objetivo de simplificar a prestação de informações pelas empresas ao Governo, unificando o envio de dados relacionados aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, entre outros, sendo a sua responsabilidade do Departamento Pessoal.
Antes da implantação do eSocial, as empresas precisavam preencher e entregar diversos formulários e declarações separados para cada órgão do governo.
Com a sua chegada, todas essas informações são transmitidas eletronicamente, de forma unificada, o que reduz a burocracia e facilita o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Principais obrigações substituídas pelo eSocial
Com a implementação do eSocial, diversas obrigações acessórias foram substituídas por meio desse sistema. Alguns exemplos dessas obrigações incluem:
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
- LRE (Livro de Registro de Empregados)
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)
- CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social)
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
- Quadro de Horário de Trabalho
- Folha de pagamento
- GRF (Guia de Recolhimento do FGTS)
- GPS (Guia da Previdência Social)
Com a utilização do eSocial, todas essas obrigações são substituídas pelo envio de eventos, que são fatores jurídico-trabalhistas que ocorrem na vida do empregado.
Os eventos são classificados em três tipos: eventos iniciais e de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos.
Quem deve aderir?
A adesão ao eSocial é obrigatória para todas as empresas, independentemente do seu porte ou segmento de atuação. Inicialmente, a obrigatoriedade de utilização era para os empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões. Porém, a partir de julho de 2018, a obrigatoriedade foi estendida a todos os empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
É importante ressaltar que o eSocial também abrange as pessoas físicas, como empregadores domésticos, por exemplo, ficando o Departamento Pessoal responsável pelo seu cadastro. Portanto, todas as empresas e empregadores devem se adequar ao sistema e cumprir as obrigações estabelecidas.
Como funciona o eSocial?
O eSocial funciona por meio do envio de eventos, que são informações que devem ser transmitidas à plataforma de forma padronizada. Esses eventos possuem layouts pré-definidos e são classificados em três tipos, como mencionado anteriormente.
Para que as empresas possam utilizar o eSocial, é necessário que os dados sejam enviados periodicamente por meio digital. Todos esses dados já são registrados pelas empresas, seja em papel ou em outras plataformas online, porém, com o eSocial, o envio passa a ser exclusivamente pelo sistema.
Todas as informações são enviadas ao Governo Federal, por meio do eSocial Empresas, garantindo a unificação e simplificação do processo.
Cronograma do eSocial
O cronograma de implantação do eSocial foi estabelecido pela Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016. Inicialmente, a obrigatoriedade de utilização do eSocial era para os empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões a partir de 1º de janeiro de 2018. Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade foi estendida a todos os empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
É importante que as empresas estejam atentas ao cronograma de implantação e transmissão das informações pelo eSocial, para evitar possíveis penalidades por descumprimento das obrigações estabelecidas.
Multas do eSocial
A empresa que deixar de enviar as informações ao eSocial no prazo estabelecido ou que as apresentar com incorreções está sujeita a penalidades previstas na legislação.
Essas penalidades não são novas, mas sim a aplicação daquelas já existentes nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Com a entrada em vigor do eSocial, a fiscalização por parte dos órgãos ligados ao sistema acontece em tempo real.
Portanto, é fundamental que as empresas estejam em conformidade com as obrigações estabelecidas pelo eSocial para evitar multas e sanções.
Vantagens do eSocial
A implantação do eSocial traz diversas vantagens tanto para as empresas quanto para os empregados. Para as empresas, o eSocial elimina a necessidade de envio das mesmas informações para órgãos diferentes, reduzindo o retrabalho e os custos.
Além disso, o sistema simplifica os processos, oferece maior segurança no armazenamento dos dados e substitui processos manuais por processos automatizados.
Já para os empregados, o eSocial garante maior garantia em relação aos seus direitos trabalhistas e previdenciários, além de agilidade na concessão desses direitos. Com a unificação das informações, o eSocial proporciona mais transparência e confiabilidade nos dados cadastrais e nos pagamentos efetuados aos trabalhadores.
O eSocial atualmente
Atualmente, o eSocial já está em pleno funcionamento e as empresas devem estar em conformidade com as obrigações estabelecidas pelo sistema. É fundamental que as empresas estejam atentas aos prazos de envio das informações e às normas e regulamentos relacionados ao eSocial.
Nesse contexto, é importante que as empresas adotem uma postura proativa em relação ao eSocial, buscando entender e se adaptar às mudanças necessárias.
A revisão de processos, a capacitação dos colaboradores e a utilização de softwares adequados são medidas que podem auxiliar na implantação e no cumprimento das obrigações.
Como aderir na prática?
Para aderir ao eSocial na prática, é necessário seguir alguns passos importantes. Primeiramente, é fundamental que a alta gestão da empresa esteja envolvida e comprometida com o projeto. As áreas mais afetadas pela implantação do eSocial, como RH, Administração de Pessoal, Medicina e Segurança do Trabalho, Jurídico e Tributário, devem estar dedicadas e engajadas no processo.
Além disso, é essencial realizar treinamentos para conscientizar os colaboradores sobre as mudanças, os prazos e as novas regras de negócio. A revisão dos processos internos, a identificação de gaps e a adequação dos sistemas também são etapas importantes para a aderência.
Em resumo, é um sistema que veio para simplificar e unificar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Sua utilização é obrigatória para todas as empresas e empregadores, independentemente do porte ou segmento de atuação.
A adesão ao eSocial exige revisão de processos, capacitação dos colaboradores e utilização de softwares adequados. Cumprir as obrigações estabelecidas pelo eSocial é fundamental para evitar multas e sanções.
