Relacionamos abaixo as principais informações sobre a abertura e funcionamento de uma empresa de Representação Comercial.
*Este texto é de autoria do SEBRAE, no final estão todas as referências (links).
Apresentação
Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir.
O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender?
Representação comercial é um negócio que está relacionado à intermediação, facilitando o relacionamento entre o produtor ou fornecedor do produto e o cliente.
O representante comercial atua no processo de distribuição dos mais diversos segmentos de negócios, sempre com o objetivo de oferecer produtos de forma qualificada e eficiente. As principais funções do representante comercial são: visitar clientes e potenciais clientes, informar sobre produtos e fornecedores, fazer demonstrações de novos produtos e gerar interesse, sondar necessidades e expectativas, oferecer soluções através dos produtos representados, fechar vendas e preencher pedidos para enviar à empresa representada, enviar relatórios sobre as negociações em andamento, pesquisar informações sobre clientes potenciais, avaliar e mensurar a satisfação do cliente enviando feedback à empresa representada e efetuar cobrança de valores quando solicitado.
De acordo com reportagem publicada no site: http://www.mundosebrae.com.br/2010/03/representa cao-comercial-definicao-e-cuidados-legais/, esta atividade é regulamentada pela Lei n.º 4.886/65, alterada pela Lei n.º 8.420/92, que além de definir o que é representação comercial, traz ainda algumas obrigações a serem observadas pelos representantes comerciais e pelas empresas que se utilizem dos seus serviços.
Definição de representação comercial
De acordo com essa legislação, a representação comercial é uma modalidade de intermediação de negócios mercantis, ou seja, os representantes comerciais têm a função de facilitar os negócios envolvendo a venda de produtos ou mercadorias de seus clientes, chamados de empresas representadas.
Esta intermediação envolve de um lado as empresas representadas, indústrias e/ou empresas dedicadas ao comércio atacadistas, e de outro lado seus clientes, outras empresas atacadistas ou varejistas. Dessa forma cabe ao representante comercial fazer a ponte entre a empresa representada e seus, de modo a aumentar o número de negócios entre elas.
Vale lembra também que a intermediação de negócios envolvendo prestação de serviços não é considera pela lei como representação comercial, ou seja, ela se limita apenas à intermediação de negócios mercantis.
Algumas obrigações legais
A legislação que regulamenta a atividade dos representantes comerciais estabelece uma série de obrigações, tanto para o representante como para as empresas representadas, dentre as quais destacamos:
1) – não deve haver subordinação entre o representante comercial e a empresa representada, devendo o representante comercial possuir autonomia para o exercício de suas atividades.
A existência de subordinação ou poder de mando da empresa representada sobre o representante comercial pode criar entre eles vínculo empregatício, transformando o representante comercial em empregado da empresa representada, com todos direitos e garantias estabelecidos pela legislação trabalhista em vigor;
2) – as atividades de representação comercial podem ser prestadas tanto por pessoas físicas (autônomos) como por pessoas jurídicas (empresa), sendo obrigatório seu registro junto ao Conselho Regional de Representação comercial do estado onde elas exerçam suas atividades;
3) – deverá existir contrato escrito de representação comercial entre o representante comercial e suas empresas representadas;
4) – um ponto importante à ser destacado, que muitas vezes é desconhecido pelas empresas em geral, é que o representante comercial tem direito à indenização especial no caso do rompimento do contrato por parte da empresa representada sem justa causa. Esta indenização não poderá ser inferior a 1/12 (um doze avos) do valor total de comissões recebidas pelo representante comercial durante o tempo em que ele exerceu sua representação.
Mercado
Com o fortalecimento dos setores comerciais de atacado e de distribuição decorrente do crescimento econômico brasileiro nos últimos anos, bem como das constantes variações na economia mundial, o exercício das atividades profissionais de representação comercial tornou-se imprescindível para o desenvolvimento sustentável destas atividades econômicas.
Para se ter uma idéia da importância econômica da atividade comercial brasileira, sob a ótica da participação no Produto Interno Bruto-PIB, o comércio é a terceira atividade, atrás apenas da indústria de transformação e da administração pública em termos de valor adicionado bruto à produção.
A PAC (Pesquisa Anual do Comércio realizada pelo IBGE- Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) de 2009 revela que o número de empresas comerciais estabelecidas no Brasil, subiu 4,6% de 2008 para 2009, passando de 1,402 milhão de empresas formais para 1,466 milhão. Essas empresas tinham 1,57 milhão de unidades locais com receita de revenda, que podem ser chamadas de filiais, e geraram receita operacional líquida no valor de R$ 1,6 trilhão.
Ainda de acordo com a PAC 2009, o comércio varejista, representado por 1,2 milhão de empresas formais, seguiu liderando em termos de emprego, com 6,459 milhões de pessoas ocupadas, de um universo de 8,8 milhões. O comércio atacadista liderou também em receita operacional líquida (R$ 677,8 bilhões), o que equivaleu a 43% da receita comercial total.
Nesse contexto o Representante Comercial tem um excelente futuro, pois, o mercado de representações está aquecido e é imenso, onde as empresas estão cada vez mais desejando trabalhar com representantes que recebem por produtividade, isto é, pelo quanto produz para a empresa (geralmente o Representante também recebe uma ajuda de custo mensal, que muda de empresa para empresa).
O mercado do representante comercial é bastante amplo, abrangendo todos os segmentos da indústria e do comércio. Por essa razão é necessário estabelecer um foco de atuação, realizando parcerias com empresas cuja marca seja de grande aceitação e que possua produtos inovadores e de qualidade. Há hoje no Brasil cerca de 500 mil empresas de representação comercial formais, em sua maioria microempresas, e cerca de um milhão de representantes comerciais informais.
Com a expansão das comunicações e da forma de acesso, as empresas procuram ampliar seu raio geográfico de vendas, buscando estabelecer canais de distribuição para os seus produtos nas mais diversas regiões do país. Nesse sentido o representante comercial é um instrumento eficiente para penetração em mercados mais distanciados dos grandes centros.
A utilização de novos canais de vendas como o comercio eletrônico, são fatores que devem ser considerados como concorrentes de grande potencial, entretanto, o uso intenso da tecnologia permite reduzir distâncias e ampliar o relacionamento pessoal com o cliente.
A experiência na utilização de canais como a internet, que proporcionam um acesso inimaginável ao cliente, mesmo em regiões de difícil acesso, ampliou a percepção da força da venda pessoal como impulsionadora da fidelização do cliente, através da construção do relacionamento pessoal.
Nesse aspecto, existem exemplos como o da Avon, com o seu exército de “consultoras” visitando constantemente e oferecendo produtos adequados às necessidades percebidas pelo cliente.
Localização
A atividade de representação comercial não exige instalações próprias, podendo ser iniciada na própria residência do empreendedor, o que reduz sensivelmente os custos de instalação. Caso o empreendedor resolva instalar escritório em ambiente diferente da sua residência, deve ser escolhida a melhor localização que proporcione a distância entre os diversos pontos que serão visitados, no âmbito da cidade ou região.
O imóvel deve atender as necessidades operacionais do negócio, ter possibilidade de expansão e disponibilidade dos serviços de água, luz, esgoto, telefone e internet.
A localização deve ter fácil acesso, possuir estacionamento para veículos,local para carga e descarga de mercadorias e contar com serviços de transporte coletivo nas redondezas.
Em relação aos custos, na tomada de decisão para localização do negócio, analise fatores tais como custo de adaptação do imóvel para a atividade, aluguel, manutenção, necessidade de vale-transporte para os empregados, dentre outros itens.
Exigências Legais e Específicas
Para dar início ao processo de abertura da empresa é necessário que se cumpram os seguintes procedimentos:
1)Consulta Comercial Antes de realizar qualquer procedimento para abertura de uma empresa deve-se realizar uma consulta prévia na prefeitura ou administração local. A consulta tem por objetivo verificar se no local escolhido para a abertura da empresa é permitido o funcionamento da atividade que se deseja empreender.
Outro aspecto que precisa ser pesquisado é o endereço. Em algumas cidades, o endereço registrado na prefeitura é diferente do endereço que todos conhecem. Neste caso, é necessário o endereço correto, de acordo com o da prefeitura, para registrar o contrato social, sob pena de ter de refazê-lo.
Órgão responsável: · Prefeitura Municipal; · Secretaria Municipal de Urbanismo.
2) Busca de nome e marca Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido e a marca que será utilizada.
Órgão responsável: · Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
3) Arquivamento do contrato social/Declaração de Empresa Individual Este passo consiste no registro do contrato social. Verifica-se também, os antecedentes dos sócios ou empresário junto a Receita Federal, por meio de pesquisas do CPF.
Órgão responsável: · Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples).
4) Solicitação do CNPJ
Órgão responsável: · Receita Federal.
5) Solicitação da Inscrição Estadual
Órgão responsável: · Receita Estadual
6) Alvará de licença e Registro na Secretaria Municipal de Fazenda O Alvará de licença é o documento que fornece o consentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. Para conceder o alvará de funcionamento a prefeitura ou administração municipal solicitará que a vigilância sanitária faça inspeção no local para averiguar se está em conformidade com a Resolução RDC nº 216/MS/ANVISA, de 16/09/2004.
Órgão responsável: · Prefeitura ou Administração Municipal; · Secretaria Municipal da Fazenda.
7) Matrícula no INSS
Órgão responsável: Instituto Nacional de Seguridade Social; Divisão de Matrículas – INSS Além de todos esses procedimentos, é muito importante lembrar que essa atividade exige o conhecimento do Código de Defesa do Consumidor- Lei nº. 8.078/1990.
As empresas que fornecem serviços e produtos no mercado de consumo devem observar as regras de proteção ao consumidor, estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). O CDC foi instituído pela Lei n. 8.078, em 11 de setembro de 1990, com o objetivo de regular a relação de consumo em todo o território brasileiro, na busca do reequilíbrio na relação entre consumidor e fornecedor, seja reforçando a posição do primeiro, seja limitando certas práticas abusivas impostas pelo segundo.
É importante que o empreendedor saiba que o CDC somente se aplica às operações comerciais em que estiver presente a relação de consumo, isto é, nos casos em que uma pessoa (física ou jurídica) adquire produtos ou serviços como destinatário final.
A fim de cumprir as metas definidas pelo CDC, o empreendedor deverá conhecer bem algumas regras que sua empresa deverá atender, tais como: forma adequada de oferta e exposição dos produtos destinados à venda, fornecimento de orçamento prévio dos serviços a serem prestados, cláusulas contratuais consideradas abusivas, responsabilidade dos defeitos ou vícios dos produtos e serviços, os prazos mínimos de garantia, cautelas ao fazer cobranças de dívidas.
Além disso, se o representante comercial trabalhar com determinados tipos de produtos químicos ou farmacêuticos estará sujeito ao controle da ANVISA- Agência Nacional de Vigilância Sanitária. A Anvisa é o órgão responsável no Brasil por certificar se um produto está dentro das normas exigidas para não oferecer risco aos consumidores.
Ela ocupa um papel muito importante para potencializar as chances de sucesso de uma empresa. É através da certificação da Anvisa que o mercado pode ter certeza se o produto oferece ou não riscos à segurança do consumidor.
Nesse sentido, verifique se os produtos utilizados pela sua empresa estão certificados pela ANVISA.
Muito importante
O registro de qualquer Representante Comercial conforme imposição da Lei 4886/65, alterada pela Lei 8420/92 é obrigatório, sob pena de incorrer no exercício ilegal da função, devendo o Representante Comercial registrar-se no Conselho Regional de onde encontra-se domiciliado no caso de Pessoa Física ou onde encontra-se sediada a empresa no caso de Pessoa Jurídica.
Necessário fazer contato com o Conselho Regional do seu Estado (CORE).
Documentos necessários para Pessoa Física:
APRESENTAR XEROX:
• IDENTIDADE;
• CPF ;
• TÍTULO DE ELEITOR E COMPROVANTE DE VOTO DA ÚLTIMA ELEIÇÃO;
• CERTIFICADO DE SERVIÇO MILITAR ( até 45 anos);
• COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA (atualizado);
• RECOLHIMENTO DA CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO ANO EM EXERCÍCIO – PAGA.
Para o registro de pessoa jurídica é necessário que se apresente ao CORE o seguinte:
* Contrato Social (ou declaração de firma Individual);
* Alterações contratuais (se existirem);
* CNPJ;
* Indicação do sócio responsável, que deverá apresentar: cópia da carteira de identidade, cópia do título de eleitor e do último comprovante de voto, 3 fotos 3×4 coloridas e sem data, cópia do CPF, cópia do comprovante de residência, cópia do certificado de reservista, documento ou declaração que indique o grupo (tipo) sanguíneo, prova da quitação das contribuições devidas ao sindicato da categoria.
Quanto aos valores dos registros, em conformidade com a Lei 4886/65, os Conselhos Regionais dos Representantes Comerciais possuem autonomia administrativa, podendo cada Conselho Regional fixar as contribuições e os emolumentos que serão devidos pelos representantes comerciais.
Estrutura
A estrutura de uma representação comercial dependerá das características do trabalho a ser realizado, considerando os produtos, as exigências das empresas representadas, a região de atuação, o perfil dos clientes e outros fatores considerados relevantes.
Para um negócio de pequeno porte, um pequeno escritório, que pode estar localizado na própria residência do empreendedor é suficiente. Aspectos de vital importância para o sucesso do negócio estão relacionados aos meios de comunicação. Um representante comercial deve contar com todo o aparato necessário para receber e enviar comunicações a qualquer tempo e de qualquer lugar.
Um representante comercial deve considerar a possibilidade de se comunicar com os seus clientes através de todos os meios de comunicação disponíveis, desde os mais sofisticados até os mais arcaicos. Tudo vai depender das características dos produtos que representa e do perfil dos clientes com os quais realiza negócios.
Como em qualquer outro empreendimento, os departamentos deverão ser separados da melhor forma para que seja possível conseguir a maior produtividade possível de cada colaborador.
Quanto ao imóvel escolhido para instalação da empresa, ele deve oferecer a infraestrutura necessária para a instalação do negócio e, ainda, propiciar o seu crescimento.
Dentre os aspectos de infra-estrutura que devem ser observados citamos a disponibilidade de internet banda larga, água, gás, eletricidade, rede de esgoto, vias de transportes e de comunicação etc.
Cuidado com imóveis situados em locais sem ventilação, úmidos, sujeitos a inundações ou próximos às zonas de risco. Consulte a vizinhança a respeito.