ECF: O que é e para que serve?

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória imposta às pessoas jurídicas estabelecidas no Brasil.

Desde a sua implementação em 2015, a ECF tem como objetivo informar todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre a ECF, desde a sua obrigatoriedade até os prazos de entrega e como evitar erros no momento do preenchimento.

Obrigatoriedade da ECF

De acordo com a Instrução Normativa RFB 1.422/2013, a ECF deve ser entregue de forma centralizada pela matriz de todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado.

No entanto, existem algumas exceções à obrigatoriedade da ECF:

• Pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) estão dispensadas de transmitir a ECF.
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas também não são obrigados a enviar a ECF.
• Pessoas jurídicas inativas, que não tenham realizado nenhuma atividade durante todo o ano-calendário, estão dispensadas da transmissão da ECF.
• Até 2015, pessoas jurídicas imunes e isentas que não tenham sido obrigadas a apresentar a Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep, da Cofins e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita (EFD-Contribuições) também não eram obrigadas a enviar a ECF.

Além disso, é importante mencionar que as pessoas jurídicas que sejam sócias ostensivas de Sociedades em Conta de Participação (SCP) devem enviar a ECF separadamente de cada SCP, além da ECF da sócia ostensiva.

Registros da ECF

A ECF exige o preenchimento de diversos registros que devem constar no documento.

Entre os principais registros da ECF, destacam-se:

• Recuperação do plano de contas e saldos das contas: É necessário recuperar o plano de contas e os saldos das contas contábeis para a correta elaboração da ECF.
• Associação do plano de contas recuperado da Escrituração Contábil Digital (ECD) com o plano referencial: É importante associar o plano de contas recuperado da ECD com o plano referencial da ECF para garantir a consistência das informações.
• Detalhamento dos ajustes do lucro líquido: Todos os ajustes do lucro líquido devem ser detalhados na ECF, incluindo adições, exclusões e compensações.
• Registros, lançamentos e ajustes necessários: Todos os registros, lançamentos e ajustes que influenciam a base de cálculo e o valor devido do IRPJ e da CSLL devem ser informados na ECF.

Prazo de Entrega da ECF

A ECF deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) anualmente, até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere.

É importante respeitar esse prazo para evitar multas e penalidades.

Como Evitar Erros no Preenchimento da ECF

Para evitar erros no preenchimento da ECF, é fundamental seguir algumas dicas e boas práticas.

Confira abaixo:

• Conheça as normas fiscais e obrigações relacionadas à ECF: É importante estar atualizado sobre as normas fiscais e obrigações relacionadas à ECF para garantir a correta elaboração do documento.
• Organize e registre corretamente os dados necessários: É fundamental organizar e registrar corretamente todos os dados necessários para o preenchimento da ECF.
• Utilize softwares confiáveis e atualizados: Utilize softwares contábeis confiáveis e atualizados para facilitar o preenchimento da ECF e evitar erros.
• Realize conciliações periódicas entre os registros contábeis e fiscais: Faça conciliações periódicas entre os registros contábeis e fiscais para garantir a consistência das informações.
• Capacite a equipe responsável pelo preenchimento da ECF: Capacite a equipe responsável pelo preenchimento da ECF para garantir que todos os procedimentos sejam realizados corretamente.
• Faça revisões e validações antes de enviar: Antes de enviar a ECF, faça revisões e validações para garantir a correção e consistência das informações.
• Consulte profissionais especializados em caso de dúvidas ou complexidades: Em caso de dúvidas ou situações complexas, consulte profissionais especializados para obter orientações e evitar erros.

Lembre-se de dedicar tempo e atenção ao preenchimento correto da ECF, pois isso pode evitar retrabalhos e autuações fiscais no futuro.

Transmissão da ECF com Erro e como Corrigir

Caso o preenchimento da ECF contenha algum erro, é possível corrigi-lo em até cinco anos após a transmissão. P

ara corrigir a ECF, siga os seguintes passos:

• Exporte o arquivo original da ECF.
• Abra o arquivo exportado em um programa de edição de texto, como o Bloco de Notas.
• Remova a assinatura do arquivo, que fica após o registro 9999.
• Altere o campo 12 do registro 0000 para “S” para indicar que é uma ECF retificadora.
• Importe o arquivo da ECF retificadora.
• Faça as correções necessárias nos dados da ECF.
• Valide a ECF.
• Assine e transmita a ECF retificadora.

No caso de arquivos corrompidos ou extraviados, é necessário utilizar o aplicativo ReceitanetBX para importar o arquivo da ECF.

Certifique-se de seguir os procedimentos corretos para garantir a correta correção da ECF.

Em resumo, a ECF é uma obrigação acessória que exige o preenchimento detalhado das informações contábeis e fiscais das pessoas jurídicas.

É fundamental estar atualizado sobre as normas e prazos para evitar multas e penalidades. Seguindo as dicas mencionadas e corrigindo eventuais erros, você estará em conformidade com a legislação tributária e garantirá o correto cumprimento da ECF.