O crescimento de um negócio normalmente é uma boa notícia. Mais clientes, aumento das vendas, novos contratos e necessidade de contratar pessoas costumam indicar que a empresa está avançando. Para quem começou como Microempreendedor Individual, porém, esse crescimento pode trazer uma mudança importante: o momento de deixar o MEI.
É justamente nessa fase que surge uma dúvida bastante comum: o MEI em transição para microempresa precisa de contador?
A resposta merece atenção porque a mudança não se resume a pagar um imposto um pouco maior. Ao sair do MEI, o empresário deixa uma das estruturas tributárias mais simplificadas do país e passa a lidar com novas obrigações contábeis, fiscais, trabalhistas e societárias.
Além disso, nem todo desenquadramento acontece da mesma maneira. Dependendo do motivo da saída do MEI e, principalmente, do valor faturado ao longo do ano, os efeitos tributários podem começar no ano seguinte ou até retroagir.
Por isso, entender a transição antes de ultrapassar os limites do MEI pode evitar impostos inesperados, declarações em atraso e problemas na regularização da empresa.
O que acontece quando o empresário deixa de ser MEI?
Um dos primeiros pontos que precisam ficar claros é que deixar de ser MEI não significa necessariamente encerrar uma empresa e abrir outra.
O MEI é uma modalidade simplificada destinada ao Empresário Individual que cumpre determinadas condições. Quando essas condições deixam de ser atendidas, ocorre o desenquadramento do SIMEI.
Em muitas situações, o empresário pode continuar utilizando o mesmo CNPJ. O que muda é o enquadramento e, consequentemente, a forma como a empresa deverá cumprir suas obrigações tributárias e contábeis.
Também não é correto pensar que todo MEI que cresce precisa obrigatoriamente transformar sua empresa em uma sociedade limitada.
O empresário pode, dependendo das circunstâncias e do planejamento adotado, continuar como Empresário Individual enquadrado como microempresa. A mudança de natureza jurídica pode ser interessante em determinadas situações, mas deve ser analisada separadamente.
Portanto, a transição precisa ser planejada com base na realidade do negócio, e não realizada automaticamente apenas porque o faturamento aumentou.
Quando o MEI precisa ser desenquadrado?
O faturamento é provavelmente a causa mais conhecida de desenquadramento.
Atualmente, o limite anual de receita bruta do MEI é de R$ 81 mil, observada a proporcionalidade quando a empresa é aberta durante o ano.
Entretanto, o faturamento não é a única situação que pode fazer o empresário deixar de preencher os requisitos do MEI.
O desenquadramento também pode ocorrer quando o negócio passa a exercer uma atividade não permitida ao MEI, precisa contratar mais empregados do que a modalidade permite, abre uma filial, passa por determinada alteração societária ou quando o empresário participa de outra empresa em condição incompatível com o enquadramento.
Isso significa que uma empresa pode precisar sair do MEI mesmo sem alcançar R$ 81 mil de faturamento.
Por esse motivo, o acompanhamento do negócio não deve olhar apenas para as vendas. É necessário observar também alterações cadastrais, atividades exercidas, estrutura operacional e planos de expansão.
Ultrapassar R$ 81 mil pode gerar efeitos diferentes
Esse é um dos pontos que mais merecem atenção no planejamento do MEI.
Não basta perguntar se a empresa ultrapassou R$ 81 mil. Também é necessário saber quanto ultrapassou.
Quando o excesso permanece dentro de determinados limites previstos na regulamentação, os efeitos do desenquadramento podem ocorrer a partir do ano-calendário seguinte, com o tratamento tributário correspondente ao excesso apurado.
Quando o faturamento ultrapassa o limite em mais de 20%, a situação muda significativamente, pois os efeitos do desenquadramento podem retroagir ao início do próprio ano em que ocorreu o excesso.
Imagine um empreendedor que acompanha apenas o saldo disponível na conta bancária e percebe somente no final do ano que faturou muito acima do permitido para o MEI.
Nesse momento, ele pode descobrir que não basta simplesmente começar a pagar impostos como microempresa no próximo mês. Dependendo do valor excedido, pode ser necessário recalcular a tributação de períodos anteriores.
É justamente por isso que esperar o limite estourar para procurar uma contabilidade pode tornar a transição mais complexa.
Microempresa não é a mesma coisa que Simples Nacional
Outro erro frequente é utilizar as expressões microempresa e Simples Nacional como se significassem a mesma coisa.
Não significam.
Microempresa, ou ME, é um enquadramento relacionado ao porte da empresa. Atualmente, podem ser enquadradas como microempresas aquelas que atendem às condições legais e possuem receita bruta anual de até R$ 360 mil.
Já o Simples Nacional é um regime tributário.
Uma empresa enquadrada como ME pode estar no Simples Nacional caso cumpra os requisitos, mas também pode existir uma situação em que outro regime tributário seja utilizado.
Na prática, muitos negócios que deixam o MEI permanecem no Simples Nacional, deixando apenas o sistema simplificado específico do microempreendedor, conhecido como SIMEI.
Mesmo assim, isso não significa que os impostos continuarão funcionando da mesma forma.
O DAS do MEI possui valor mensal calculado dentro de uma sistemática bastante simplificada. Para uma empresa no Simples Nacional fora do MEI, a tributação passa a considerar fatores como receita, atividade exercida, receita acumulada e anexo de enquadramento.
Afinal, a microempresa precisa de contador?
Enquanto está regularmente enquadrado como MEI, o empreendedor possui diversas simplificações e é dispensado de manter a contabilidade formal nos mesmos moldes exigidos das demais empresas.
Depois do desenquadramento, esse cenário muda.
A empresa passa a necessitar de uma estrutura contábil capaz de registrar suas movimentações, receitas, despesas, ativos, obrigações e resultados, além de cumprir as obrigações fiscais correspondentes ao regime tributário escolhido.
É nesse contexto que o acompanhamento de um profissional de contabilidade se torna fundamental.
Isso não significa necessariamente contratar um funcionário contador para trabalhar dentro da empresa. A contabilidade pode ser realizada por um escritório contábil terceirizado, que costuma ser a alternativa utilizada pela maior parte das micro e pequenas empresas.
Mais importante do que simplesmente “ter um contador” é entender que a empresa deixa de operar dentro da excepcional simplificação oferecida ao MEI e passa a precisar de escrituração, apurações tributárias e controles compatíveis com sua nova realidade.
O imposto da empresa muda depois do MEI
No MEI, o empresário está acostumado a pagar mensalmente um DAS com valor relativamente previsível.
Quando ocorre o desenquadramento, essa lógica deixa de ser a mesma.
Se a empresa permanecer no Simples Nacional, o cálculo passa a considerar sua atividade e a receita bruta acumulada.
No comércio, por exemplo, existe enquadramento no Anexo I. Atividades industriais podem estar no Anexo II. Já para empresas prestadoras de serviços, a análise pode envolver diferentes anexos.
É justamente nos serviços que generalizações podem causar problemas.
Algumas atividades podem ser tributadas pelo Anexo III. Outras ficam no Anexo IV ou no Anexo V. Existem ainda atividades cuja tributação pode variar conforme a relação entre folha de pagamento e faturamento, por meio do chamado Fator R.
Por isso, dizer simplesmente que “ao virar ME a empresa vai pagar 6%” pode produzir uma expectativa incorreta.
Mesmo quando determinada atividade começa em uma faixa cuja alíquota nominal seja 6%, isso não significa que esse percentual permanecerá durante todo o crescimento da empresa.
À medida que a receita acumulada aumenta, a tributação deve ser calculada de acordo com as regras e faixas correspondentes.
Pró-labore e INSS também precisam ser revistos
Outro cuidado importante envolve a contribuição previdenciária do empresário.
No MEI, parte da contribuição previdenciária está incorporada ao DAS dentro da sistemática própria da categoria.
Depois da saída do MEI, não existe simplesmente uma troca automática dessa contribuição por “11% do salário mínimo”.
A nova situação precisa considerar a remuneração do empresário, eventual pró-labore, funcionários existentes, atividade exercida e forma de tributação da empresa.
Quando existe pagamento de pró-labore, por exemplo, há repercussões previdenciárias que precisam ser corretamente calculadas e declaradas.
Além disso, dependendo do enquadramento da atividade no Simples Nacional, a contribuição previdenciária patronal pode estar incluída na sistemática do DAS ou possuir recolhimento separado, como ocorre em determinadas atividades enquadradas no Anexo IV.
Uma análise contábil adequada evita tanto recolhimentos menores do que o devido quanto pagamentos desnecessários.
A distribuição de lucros ganha ainda mais importância
A organização contábil também interfere diretamente na forma como o empresário retira dinheiro da empresa.
Quando o negócio começa a crescer, é comum o proprietário continuar utilizando a conta empresarial como se fosse uma extensão de sua conta pessoal.
Esse comportamento dificulta a apuração dos resultados e pode gerar confusão entre pró-labore, distribuição de lucros, reembolsos e simples transferências financeiras.
Com uma escrituração contábil adequada, é possível identificar de forma muito mais precisa quanto a empresa efetivamente faturou, quais foram seus custos, suas despesas e qual lucro foi gerado.
Isso também é relevante para fundamentar corretamente a distribuição de lucros aos proprietários.
Portanto, a contabilidade depois do MEI não deve ser vista somente como uma ferramenta para calcular impostos. Ela passa a ter papel direto na organização patrimonial e financeira do empresário.
Separar a conta pessoal da empresa é essencial
Embora o texto original trate a movimentação exclusiva por uma conta empresarial como uma obrigação universal, a questão mais importante é outra: a empresa precisa manter uma separação financeira clara entre negócio e proprietário.
Na prática, utilizar uma conta bancária exclusiva para a empresa é uma das maneiras mais eficientes de alcançar essa separação.
Receitas de clientes podem ser direcionadas para a conta da empresa, enquanto fornecedores, folha, tributos e despesas operacionais são pagos por ela.
As retiradas do proprietário também passam a ser identificadas corretamente.
Isso facilita a conciliação bancária, a contabilidade, o controle de fluxo de caixa e a análise do desempenho real da empresa.
Misturar constantemente gastos pessoais com recursos empresariais pode transformar uma empresa lucrativa no papel em um negócio sem dinheiro disponível e dificultar bastante a produção de informações contábeis confiáveis.
A emissão de notas fiscais também precisa ser organizada
O MEI possui algumas regras simplificadas em relação à emissão de documentos fiscais.
Depois do desenquadramento, a empresa passa a observar as regras aplicáveis ao seu novo enquadramento, à sua atividade e ao município ou estado onde opera.
Empresas de serviços podem precisar adequar sua emissão de NFS-e. Empresas comerciais devem observar as regras relacionadas aos documentos fiscais de mercadorias. Dependendo da operação, podem existir outras exigências.
Por isso, também não é tecnicamente adequado afirmar que “todas as compras e vendas precisam ser realizadas somente por meio de emissão de nota fiscal” de maneira genérica.
Cada tipo de movimentação possui seu documento e seu tratamento específico.
O importante durante a transição é revisar como a empresa documentará suas receitas, compras, serviços, devoluções e demais operações a partir do momento em que deixar o MEI.
É preciso alterar o CNPJ depois de sair do MEI?
Não necessariamente.
Essa é uma dúvida frequente porque muitas pessoas imaginam que MEI e microempresa sejam tipos empresariais completamente diferentes.
O MEI já possui um CNPJ e está formalizado como Empresário Individual dentro de uma sistemática simplificada.
Quando deixa o MEI, pode continuar com esse CNPJ.
As alterações necessárias dependerão da situação concreta.
Se a empresa continuar como Empresário Individual, por exemplo, não existe necessariamente a obrigação de abrir uma nova pessoa jurídica.
Por outro lado, se o empresário desejar incluir sócios, transformar a natureza jurídica, alterar atividades, mudar determinadas informações cadastrais ou abrir filial, poderão ser necessários atos específicos perante a Junta Comercial e demais órgãos envolvidos.
Por isso, a transição deve começar com um diagnóstico cadastral da empresa e não com a abertura precipitada de outro CNPJ.
O contador pode ajudar antes mesmo do desenquadramento
Um dos melhores momentos para conversar com uma contabilidade não é depois de sair do MEI, mas antes.
Se o faturamento mensal já mostra que o negócio está próximo do limite, é possível projetar quanto a empresa deverá faturar até dezembro.
Com essa projeção, o empresário pode analisar o impacto da transição com antecedência.
Também é possível verificar qual atividade está cadastrada, qual poderá ser o anexo do Simples Nacional, como ficará o pró-labore, quais serão as obrigações fiscais, quanto poderá aumentar o custo tributário e se a estrutura jurídica atual continua adequada.
Esse planejamento reduz a possibilidade de descobrir somente meses depois que a empresa deveria ter recolhido tributos de uma forma diferente.
Mais do que resolver um desenquadramento, a contabilidade pode preparar a empresa para crescer sem transformar o aumento de faturamento em um problema fiscal.
Resumindo
O MEI que está crescendo deve acompanhar com cuidado não apenas o limite de faturamento, mas também todas as condições necessárias para permanecer nessa categoria.
Ao deixar o MEI, a empresa entra em uma etapa com mais possibilidades de crescimento, mas também com novas responsabilidades fiscais, contábeis, previdenciárias e administrativas.
O desenquadramento não significa necessariamente abrir outro CNPJ, transformar a empresa em sociedade ou entrar automaticamente em determinado regime tributário. Cada situação precisa ser analisada considerando faturamento, atividade, estrutura da empresa e motivo da saída do MEI.
Também é importante lembrar que ultrapassar R$ 81 mil em até 20% pode produzir consequências diferentes de ultrapassar esse limite em mais de 20%. Por isso, acompanhar o faturamento durante o ano é muito mais seguro do que verificar o resultado somente quando chega o momento da declaração anual.
Se o seu MEI está próximo do limite ou já cresceu além da estrutura permitida para a categoria, a Ceribelli Contabilidade pode analisar o faturamento, verificar os efeitos do desenquadramento, revisar o melhor regime tributário e organizar a transição para que a empresa continue crescendo com segurança fiscal e contábil.
