Empresas que realizam determinadas operações sujeitas ao ICMS ganharam mais tempo para adaptar seus sistemas fiscais. A obrigatoriedade de seguir os novos procedimentos envolvendo notas de débito e crédito no ICMS foi estabelecida para começar em 1º de janeiro de 2027.
A mudança foi formalizada pelo Ajuste SINIEF nº 27/2026, de 12 de agosto de 2026, publicado no Diário Oficial da União em 14 de agosto. O ato acrescentou uma nova cláusula ao Ajuste SINIEF nº 49/2025 determinando expressamente que os contribuintes ficam obrigados a seguir suas regras a partir de janeiro de 2027.
Na prática, a medida concede um período adicional para empresas, departamentos fiscais, contabilidades e desenvolvedores de sistemas se prepararem para um modelo que amplia o uso das finalidades de nota de débito e nota de crédito da NF-e para algumas situações específicas envolvendo o ICMS.
E não se trata apenas de trocar um código na emissão da nota fiscal. Dependendo da operação, será necessário rever parametrizações do ERP, natureza da operação, CFOP, controles de estoque, tratamento do ICMS, referências entre documentos fiscais e rotinas internas de faturamento.
Por isso, embora a obrigatoriedade esteja prevista para 2027, o assunto merece atenção ainda em 2026.
O que mudou na obrigatoriedade das notas de débito e crédito
O ponto central da alteração é relativamente simples: os procedimentos estabelecidos pelo Ajuste SINIEF nº 49/2025 serão obrigatórios a partir de 1º de janeiro de 2027.
O Ajuste SINIEF nº 49/2025 havia criado regras específicas para emissão de documentos fiscais em quatro situações:
- venda para entrega futura quando existir pagamento antecipado total ou parcial;
- perda de mercadorias em estoque por extravio, perecimento, deterioração, furto ou roubo;
- redução de valores ou quantidades quando não for mais possível cancelar a NF-e de saída;
- retorno decorrente de recusa total ou parcial na entrega ou da não localização do destinatário.
Com o Ajuste SINIEF nº 27/2026, ficou determinado que os contribuintes estarão obrigados a observar esses procedimentos a partir do primeiro dia de 2027.
Isso é importante porque empresas que trabalham com mercadorias podem encontrar essas situações com bastante frequência.
Uma indústria pode receber antecipadamente por uma encomenda que somente será entregue meses depois. Um varejista pode perder produtos devido a deterioração ou furto. Uma distribuidora pode ter uma mercadoria recusada pelo cliente durante a entrega. Também pode existir uma negociação comercial posterior à emissão da nota que gere redução de valores ou quantidades.
São justamente situações como essas que passam a receber um tratamento documental mais estruturado dentro da NF-e.
O que são a nota de débito e a nota de crédito na NF-e
A Reforma Tributária do Consumo trouxe diversas mudanças para os documentos fiscais eletrônicos. Entre elas está a inclusão de finalidades específicas de emissão na NF-e modelo 55 para nota de crédito e nota de débito.
No leiaute da NF-e, a finalidade de emissão passou a contemplar, entre outras possibilidades:
- código 5 para Nota de Crédito;
- código 6 para Nota de Débito.
As notas técnicas da NF-e relacionadas à Reforma Tributária explicam que essas finalidades foram estruturadas para documentar situações de ajuste e integrar os documentos fiscais aos novos mecanismos de apuração envolvendo IBS e CBS. Com a regulamentação posterior, o Ajuste SINIEF nº 49/2025 passou a prever sua utilização também em hipóteses específicas relacionadas ao ICMS.
É importante observar que isso não significa que qualquer correção de ICMS possa ser feita livremente por meio de uma nota de débito ou crédito.
A utilização deve respeitar as hipóteses previstas na legislação e as regras aplicáveis a cada operação.
Venda para entrega futura com pagamento antecipado
Uma das situações alcançadas pela nova sistemática é a venda para entrega futura quando o comprador realiza pagamento antecipado, total ou parcial.
Imagine uma indústria que venda uma máquina em novembro, receba parte do pagamento imediatamente, mas somente produza e entregue o equipamento alguns meses depois.
Para essa hipótese, o Ajuste SINIEF nº 49/2025 prevê a emissão de uma NF-e de saída com finalidade “6 – Nota de débito” e tipo de nota de débito correspondente a pagamento antecipado.
O documento utiliza, conforme o caso, os CFOPs 5.922 ou 6.922 e deve ser emitido sem destaque do ICMS. Quando ocorrer efetivamente a saída da mercadoria, deverá existir a NF-e normal da venda, com destaque do ICMS quando aplicável e referência ao documento emitido anteriormente.
Essa mudança exige atenção especialmente de empresas que trabalham com fabricação sob encomenda, máquinas e equipamentos, móveis planejados, grandes pedidos, materiais personalizados ou qualquer modelo comercial no qual seja comum receber valores antes da entrega física da mercadoria.
O financeiro e o faturamento precisarão estar alinhados. Um recebimento antecipado identificado incorretamente pode acabar provocando inconsistências entre os controles comerciais, contábeis e fiscais.
Perda de mercadorias em estoque também entra na nova sistemática
Outra situação abrangida é a baixa de produtos perdidos em estoque.
O Ajuste SINIEF nº 49/2025 contempla casos de extravio, perecimento, deterioração, furto ou roubo. Nessas situações, está prevista a emissão de NF-e de saída com finalidade de nota de débito, tipo específico de “perda em estoque”, CFOP 5.927 e natureza da operação identificada como baixa de estoque.
A norma também determina que a justificativa da baixa seja informada no documento fiscal e prevê tratamento do ICMS conforme a legislação aplicável.
Existe ainda um ponto que não pode ser ignorado: quando mercadorias anteriormente adquiridas com crédito de ICMS são perdidas nas hipóteses previstas, o contribuinte deve observar as regras de estorno do crédito, de acordo com a legislação da respectiva unidade federada.
Portanto, uma simples quebra de estoque deixa de ser apenas uma questão interna do almoxarifado.
O procedimento pode envolver estoque, documento fiscal, contabilidade e apuração tributária.
Isso reforça a importância de empresas manterem inventários confiáveis e processos formais para registrar perdas, avarias, furtos e deteriorações.
Redução de valores ou quantidades após a emissão da NF-e
Outro problema comum acontece quando uma NF-e já foi emitida e, posteriormente, surge a necessidade de reduzir seu valor ou a quantidade de mercadorias, mas o documento não pode mais ser cancelado.
O Ajuste SINIEF prevê, nessa situação, a emissão de NF-e de entrada com finalidade “5 – Nota de crédito”.
O documento deve indicar o tipo correspondente à redução de valores ou quantidades, referenciar a chave de acesso da NF-e original e informar os valores ou quantidades que serão deduzidos daquele documento.
Esse procedimento pode ser particularmente relevante para empresas que trabalham com negociações comerciais complexas, ajustes posteriores de pedidos, diferenças de quantidade ou situações em que o cancelamento da nota original já não seja possível.
A principal vantagem de uma sistemática padronizada é melhorar a rastreabilidade.
Em vez de existir uma correção pouco conectada ao documento original, o novo modelo cria uma relação formal entre a NF-e emitida inicialmente e o documento utilizado para registrar a redução.
Para empresas com alto volume de notas fiscais, essa rastreabilidade tende a ser especialmente importante durante conciliações e fiscalizações.
Recusa da mercadoria ou destinatário não localizado
Transportadoras, indústrias, atacadistas e distribuidores convivem constantemente com outro problema: a mercadoria sai da empresa, mas não consegue ser entregue.
Isso pode acontecer porque o comprador recusou o produto, porque somente parte das mercadorias foi aceita ou porque o destinatário simplesmente não foi encontrado.
O Ajuste SINIEF nº 49/2025 também cria procedimentos específicos para essas situações.
De acordo com a redação atualmente vigente, o remetente da NF-e original deverá emitir uma NF-e de entrada com finalidade “5 – Nota de crédito”, utilizando o tipo correspondente à recusa total, não localização do destinatário ou recusa parcial, conforme a situação.
A documentação precisa manter a ligação com a operação original e identificar corretamente os itens que não foram entregues.
Há ainda eventos fiscais relacionados ao insucesso da entrega que precisam ser considerados conforme a situação e os documentos envolvidos.
Na prática, não basta o motorista retornar com a mercadoria.
A empresa precisa garantir que logística, estoque e departamento fiscal estejam sincronizados para que o retorno físico do produto corresponda ao tratamento fiscal correto.
A mudança está relacionada à transformação dos documentos fiscais
O surgimento dessas novas finalidades na NF-e não deve ser analisado isoladamente.
Os documentos fiscais brasileiros estão passando por uma transformação significativa devido à implantação da Reforma Tributária do Consumo.
A NF-e, NFC-e e outros documentos eletrônicos vêm recebendo novos campos destinados ao IBS, à CBS e ao Imposto Seletivo. As adaptações buscam permitir que as informações necessárias à tributação sejam transmitidas de maneira mais estruturada e possam alimentar mecanismos de apuração cada vez mais automatizados.
Nesse contexto, notas de débito e crédito passam a assumir uma função mais relevante.
As próprias especificações técnicas da NF-e associam esses documentos a situações nas quais é necessário registrar ajustes relacionados a operações já documentadas.
Para o empresário, a mudança mais importante é perceber que a escrituração fiscal está cada vez mais dependente da qualidade da informação gerada no momento da emissão do documento.
Corrigir posteriormente uma operação mal cadastrada tende a ficar mais trabalhoso conforme os sistemas tributários se tornam integrados.
Por que o adiamento não significa que a empresa deve deixar tudo para dezembro
O início da obrigatoriedade em janeiro de 2027 oferece uma janela de preparação, mas empresas com grande movimentação fiscal não deveriam interpretar o novo prazo como motivo para ignorar o assunto durante 2026.
Alguns pontos precisam ser analisados com antecedência.
O primeiro é o sistema emissor de NF-e. O ERP precisa reconhecer corretamente as novas finalidades, códigos, grupos e referências exigidos pelos documentos fiscais.
Depois vem a parametrização tributária. CFOP, natureza de operação, tratamento do ICMS, regras de estoque e vínculo entre documentos precisam estar coerentes.
Também será necessário revisar os procedimentos internos.
Quem comunica ao fiscal que uma mercadoria foi recusada?
Como o estoque informa uma perda por deterioração?
Quem identifica que determinado valor recebido corresponde a uma venda para entrega futura?
Como o financeiro comunica ao faturamento que houve um pagamento antecipado?
São perguntas operacionais, mas que possuem consequência tributária.
Uma empresa pode possuir um ERP tecnicamente atualizado e, mesmo assim, emitir documentos incorretos se as informações não chegarem ao departamento fiscal.
Empresas com estoque e faturamento complexo precisam de atenção especial
A alteração tende a ser particularmente relevante para negócios que possuem grande volume de circulação de mercadorias.
Indústrias, distribuidores, atacadistas, varejistas, importadores e empresas com centros de distribuição costumam lidar diariamente com devoluções, perdas, entregas recusadas, alterações comerciais e pagamentos antecipados.
Quanto maior o número de operações, maior também o risco de uma parametrização incorreta se repetir em centenas ou milhares de documentos.
Por isso, a preparação para 2027 não deveria ficar limitada à instalação de uma atualização do sistema.
É recomendável mapear situações reais da empresa e verificar como cada uma deverá ser documentada.
Um bom diagnóstico pode envolver faturamento, estoque, logística, compras, financeiro, contabilidade e área fiscal.
A empresa também precisa considerar que regras estaduais específicas podem interferir na escrituração e no tratamento do ICMS. O próprio Ajuste SINIEF determina, em determinadas situações, a observância da legislação da unidade federada correspondente.
O que revisar durante 2026
O período anterior à obrigatoriedade pode ser aproveitado para organizar a transição.
Entre os pontos que merecem atenção estão a atualização do ERP e do emissor fiscal, a revisão das naturezas de operação, a conferência dos CFOPs utilizados, a integração entre faturamento e estoque e o treinamento das pessoas responsáveis pela emissão de documentos.
Também vale mapear situações menos frequentes.
Muitas empresas possuem processos muito bem definidos para uma venda normal, mas não têm o mesmo nível de organização quando acontece uma mercadoria recusada, uma perda de estoque ou uma alteração comercial depois da emissão da NF-e.
É justamente nessas exceções que surgem boa parte dos erros fiscais.
Preparar procedimentos internos antes da obrigatoriedade ajuda a evitar que a empresa descubra como determinada operação deve ser feita somente quando o problema já estiver acontecendo.
Resumindo
A obrigatoriedade dos procedimentos envolvendo notas de débito e crédito no ICMS previstos pelo Ajuste SINIEF nº 49/2025 deverá ser observada pelos contribuintes a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme determinação incluída pelo Ajuste SINIEF nº 27/2026.
As regras alcançam situações importantes para empresas que comercializam mercadorias, incluindo vendas para entrega futura com pagamento antecipado, perdas de estoque, redução posterior de valores ou quantidades e retornos decorrentes de recusa ou impossibilidade de entrega.
O novo prazo representa uma oportunidade para revisar sistemas, parametrizações fiscais e processos internos antes que as regras se tornem obrigatórias. A Ceribelli Contabilidade pode auxiliar sua empresa na análise dessas mudanças, na revisão das rotinas fiscais e na preparação para as novas exigências tributárias de 2027, reduzindo riscos de inconsistências justamente em um período no qual a Reforma Tributária continuará exigindo adaptações importantes das empresas.
